L'archivio del tribunale torna in ordine, Delrio: "Migliorata l'efficienza"

Reggio Emilia, 29 gennaio 2013 - A seguito di una disposizione di bilancio 2012 e di un ordine del giorno approvato all’unanimità dal Consiglio comunale, il Comune di Reggo Emilia ha contribuito con un sostegno economico di 55.000 euro (comprensivo di Iva) al riordino dell’archivio del tribunale di Reggio Emilia (guarda le foto).

L’intervento, di tipo eccezionale – realizzato da Coopservice in base agli obblighi contrattuali e secondo le mansioni già previste dalla convenzione in essere tra la stessa società e il Comune (convenzione intercenter) – ha consentito di riordinare in modo sistematico un servizio essenziale dell’Amministrazione giudiziaria, qual è il patrimonio archivistico, di importanza fondamentale per i cittadini.

Hanno detto

“La piena efficienza e il buon funzionamento del tribunale erano obiettivi che la comunità non poteva ignorare – ha detto oggi il sindaco Graziano Delrio alla stampa – Il nostro paese ha come deficit l’incertezza della giustizia a causa della mancata semplificazione del sistema, una carenza che blocca anche lo sviluppo economico. Il nostro tribunale, che rispetto a questo panorama costituisce un’eccezione,  soffriva di disservizi dovuti alla necessità di riordino dell’archivio. Per questo abbiamo voluto contribuire, per migliorare l’efficienza complessiva del nostro territorio”.

“Prima di questo intervento l’archivio era impraticabile, caratterizzato da un accatastamento non ragionato e indecoroso – ha detto Francesco Caruso, presidente del Tribunale di Reggio Emilia – Per trovare un atto poteva servire un giorno intero di ricerche senza aver certezza del risultato. Ora, grazie al contributo del Comune che non possiamo che ringraziare, l’archivio è perfetto e tutto può essere recuperato in pochi minuti”.

Alla conferenza sono intervenuti anche Ivonne Pavignani dirigente amministrativo del Tribunale di Reggio Emilia e Santo Gnoni dirigente dell’Avvocatura comunale.

Risultati e benefici ottenuti

Il progetto ha previsto la risistemazione integrale di tutto l’archivio storico e corrente del palazzo di Giustizia reggiano, organizzato in diversi locali ampi e attrezzati con armadi scorrevoli, che consentono di razionalizzare e custodire il materiale in ordine e in buone condizioni.

E’ stato possibile utilizzare al meglio gli spazi disponibili, collocando tutti i fascicoli attualmente in attesa di collocazione; rendere più facilmente gestibile l’accesso ai fascicoli attraverso la predisposizione di mappe chiare e l’individuazione precisa di armadi e scaffali contenenti il materiale. I benefici di questa riorganizzazione sono stati il risparmio di tempo utilizzato per la ricerca di qualunque fascicolo e la soddisfazione del cittadino nell’ottenere in pochi giorni il fascicolo richiesto. Grazie a questo progetto è stato possibile inoltre pianificare la gestione per il futuro.

I contenuti

Gli archivi contengono una quantità assai rilevante di documenti e pubblicazioni: tutto il materiale del tribunale, della soppressa Pretura circondariale, di parte del materiale delle Preture soppresse nel 1999, di tutti i registri e gli allegati allo Stato civile dei Comuni della provincia di Reggio Emilia, di tutte le raccolte librarie di entrambi gli uffici.

Nel corso degli anni il materiale d’archivio prodotto dai vari settori è comprensibilmente cresciuto e aveva trovato collocazione in modo non sempre ordinato e discontinuo, che non fosse occupare mano a mano gli spazi disponibili fino ad esaurimento dgli stessi. Si è reso pertanto necessario risolvere il problema in modo radicale e strutturato.

Il progetto ha previsto il coinvolgimento del Comune di Reggio Emilia, che ha reso disponibili risorse umane, specializzate nella progettazione e realizzazione dell’iniziativa, le quali hanno lavorato con il gruppo di lavoro costituito dai  responsabili per i vari settori.

Mappatura e ricostruzione dei fondI

L’intervento di movimentazione e riordino dei materiali è stato preceduto dall’elaborazione di una mappatura dettagliata dello stato di fatto e quindi dal monitoraggio della frammentazione dei fondi, compiuti da un tecnico specializzato affiancato da personale del Tribunale. Successivamente è stata prevista la creazione, in base alle esigenze d’ufficio, della futura disposizione del materiale, ricostruendo gli argomenti secondo l’ordine d’archiviazione, cronologico, alfabetico, stimando gli ingombri per ogni argomento, individuando gli argomenti chiusi senza ulteriore incremento, prelevando i frammenti sparsi per avere un blocco unitario e ordinato con eventuali spazi in coda per gli incrementi futuri. Sulla base di questa mappatura si è poi proceduto al riordino e alla riorganizzazione ora ultimati.

Il progetto è coerente con l’obiettivo numero 4 contenuto nell’Atto di Indirizzo del Ministro 2012-2014.